「走ったら終わり」ではありません。ハイヤー・貸切バス手配における運行後の重要な仕事と精算トラブルを防ぐ仕組み

弊社では、年間およそ1万件のハイヤー・貸切バスなどの配車手配をご用命いただいています。しかも、その手配先は東京だけではありません。北海道から沖縄まで全国各地に及ぶため、日々、本当に多くの運行会社様のお世話になっています。

車を手配し、お客様をお乗せして、無事に目的地まで運行する。
一見すると、それで一つの仕事が終わったようにも見えます。

しかし、私たちの仕事は「走ったら終わり」ではありません。
むしろ、運行が終わってからでなければ確定しないことも、意外と多いのです。

全国で異なる「運賃ルール」を分かりやすく統一

事業者によってバラバラな見積もり基準

バスやハイヤーを運行会社様へ依頼すれば、当然ながら費用が発生します。その基本となるのは運賃ですが、実際に全国のさまざまな事業者様とお取引をしていると、提示方法には少しずつ違いがあります。

• 運賃のみの提示で、消費税は別途
• 最初から消費税込みの総額で提示
• 運賃に対して送客手数料が設定されている
• 前払いと後払いで条件が異なる
• 支払い方法によって金額や条件が変わる

根本にあるのは同じ「運賃」なのですが、実際の商取引となると見せ方や精算方法は微妙に異なります。

東京でハイヤーを利用しても、地方都市でバスを利用しても、「ある会社では税込、別の会社では税別、手数料の考え方も違う……」となれば、お客様にとって非常に分かりづらくなってしまいます。

弊社では、そうした違いをそのままお客様へお伝えするのではなく、できる限り同じ基準、同じ考え方で分かりやすくご案内することを心がけています。全国の異なる事業者様との取引条件を整理し、なるべく統一された形でお伝えすることも、手配会社である弊社の重要な役割です。

当日の運行スケジュールは「予定通り」とは限らない

天候やお客様の事情で発生するルート・時間の変更

さらに手配業務で難しいのは、実際の運行です。事前に綿密な予定を組んでいても、当日になればさまざまなことが起こります。

• 「今日は予定していた場所ではなく、別のところへ行きたい」
• 「体調が悪くなったので、午後の予定を取りやめたい」
• 「雨がひどいので観光地を変更したい」
• 「予定より早くホテルへ戻りたい」
• 「せっかくなので、もう少し長く利用したい」

旅行や移動というものは、人が動く以上、どうしても予定どおりにならないことがあります。天候、道路状況、体調、航空機や鉄道の遅延、その日の気分。こうした事情によって、当初予定していた運行内容が変わることは決して珍しいことではありません。

手配担当者を悩ませる「忘れた頃の追加請求」トラブル

運行内容が変われば、当然、費用も変わることがあります。時間が延びれば延長料金が発生し、予定外の高速道路を利用すれば通行料金が、駐車場を利用すれば駐車料金が追加で必要になります。逆に、予定より早く終了したことで精算額が変わるケースもあります。

ここで特に注意しなければならないのが、増額が発生した場合です。

たとえば海外のお客様を旅行会社様が手配していた案件で、当日予定より数時間延長して利用したとします。ところが、その事実が弊社やご依頼元へ伝わるのが、運行会社様から請求書が届いた数週間後だったらどうでしょう。

そのころには、実際に利用したお客様はすでに帰国しているかもしれません。旅行会社様としても、「今になって追加料金が発生したと言われても、お客様にはもう請求できない」ということになりかねません。

運行そのものは無事に終わっていても、精算の段階で問題が起きる。これは、手配業務では意外と厄介な問題です。

精算トラブルを防ぐAPワールドの「事後確認」体制

請求書を待たず、運行直後に実績を確認・ご報告

弊社ではこうしたトラブルをできるだけ避けるため、基本的にすべての運行について、終了後なるべく早い段階で実際の運行内容を確認しています。

そして請求書の発行を待つのではなく、「本日の運行はこのような内容でした」ということを、先んじてご依頼元のお客様へお知らせするようにしています。

予定通りであればそれをお知らせし、延長があればその内容をお伝えする。そうすることで、「聞いていた金額と請求額が違う」「そんな追加料金が発生しているとは知らなかった」という行き違いを、大幅に減らすことができます。

通行料や駐車料金は「走ってみなければ分からない」

車の手配という仕事では、すべての費用を事前に完全確定できるとは限りません。

運賃そのものは事前にご案内できても、高速道路の利用区間が変更になることもあれば、駐車場もどこに何時間停めるかは当日の状況次第です。予定していた道路が渋滞していれば、別ルートを使うこともあります。

つまり、実際に走り終わって初めて分かる費用があるのです。

まとめ：見積もりから精算まで、すべてを含めて「手配」の仕事

年間約1万件の運行すべてについて事後確認を行うとなれば、当然、事務作業は増えます。効率だけを考えれば、「運行会社から請求書が来てから処理すればいい」という考え方もあるのかもしれません。

しかし、それではお客様にとって分かりにくくなったり、後になって追加費用が判明したりするリスクがあります。

私たちは、手配という仕事は単に車を見つけることではないと考えています。

見積もる → 手配する → 運行する → 実績を確認する → お客様へ報告する → 最終的に精算する

費用まできちんと整理して初めて、一つの仕事が完了します。「無事に走りました」で終わらせず、運行後にもきちんと目を配る。少し地味で手間のかかる仕事ですが、こうした積み重ねが、お客様に安心して全国の車両手配をお任せいただくためには大切なのだと思っています。

全国の貸切バス・ハイヤー・タクシーの手配については、株式会社APワールドまでお気軽にお問い合わせください。